Skipulagsskrár

Upplýsingar um sjálfseignarstofnanir og hvað þurfi að koma fram í skipulagsskrá fyrir sjóð eða stofnun sem óskað er staðfestingar á og ferli staðfestingar á skipulagsskrá hjá sýslumanni

Hvað er sjálfseignarstofnun?

Ef óskað er staðfestingar á skipulagsskrá fyrir sjóð eða stofnun utan atvinnurekstrar fellur sjóðurinn eða stofnunin undir gildissvið laga nr. 19/1988 um sjóði og stofnanir sem starfa skv. staðfestri skipulagsskrá. Af því leiðir að sjóðir og stofnanir sem starfa samkvæmt staðfestri skipulagsskrá eru ein tegund sjálfseignarstofnana en hafa ber í huga að hugtökin sjóður og stofnanir eru notuð jöfnum höndum um sjálfseignarstofnanir og réttarstaða þeirra er sú sama. Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra sér um staðfestingar á skipulagsskrám.

Tekið skal fram að í áðurnefndum lögum er ekki mælt fyrir um skyldu til að afla staðfestingar sýslumanns á skipulagsskrá sjálfseignarstofnunar.

Eitt höfuðeinkenni sjálfseignarstofnunar er að hún á sig sjálf. Með stofnun hennar hefur verið mynduð sjálfstæð stjórn um fjármuni sem stofnuninni hafa verið afhentir með óafturkræfum hætti. Skipulagsskráin felur svo í sér þær reglur sem um þessa fjármuni gilda en þar skal m.a. taka fram hvert stofnfé hennar er og hvaðan það kemur, hvert skuli vera markmið stofnunarinnar og hvernig fé skuli ráðstafað til að markmið hennar náist og hvernig stjórn hennar skuli skipuð og endurnýjuð.

Ef skipulagsskráin hefur verið staðfest fellur hún eins og áður segir undir reglur laga nr. 19/1988. Það felur meðal annars í sér að sá sem ber ábyrgð á fjárvörslu stofnunarinnar skal árlega að senda Ríkisendurskoðun ársreikning stofnunarinnar ásamt skýrslu um hvernig fé hennar hefur verið ráðstafað á árinu. Þá er ekki heimilt að gera breytingar á skipulagsskrá stofnunar eða leggja hana niður án samþykkis sýslumannsins á Norðurlandi vestra og óheimilt er að selja fasteignir stofnunar eða veðsetja þær án samþykkis sýslumannsins.

Þá ber stjórn sjóðs eða stofnunar að tilkynna sýslumanninum á Norðurlandi vestra um kennitölu stofnunarinnar, þegar hún liggur fyrir, og um hverjir skipi stjórn hennar hverju sinni.

Nánar um einkenni sjóða og sjálfseignarstofnana

Eitt helsta einkenni sjálfseignarstofnana er að stofnfé þarf að hafa verið afhent af stofnendum til sjálfseignarstofnunar með óafturkræfum hætti. Það felur í sér að eignir sjálfseignarstofnana geta ekki runnið aftur til stofnenda við niðurlagningu þeirra. Einnig þarf stjórn sjálfseignarstofnana að vera óháð stofnendum þeirra og geta stofnendur og aðilar sem þeim standa nærri, ekki skipað meirihluta stjórnar. Ekki geta verið ákvæði í skipulagskrá sem veita stofnendum eða öðrum aðilum of mikið ákvörðunarvald í málefnum sjálfseignarstofnana á kostnað stjórnar þeirra, þar sem stjórn sjálfseignarstofnunar fer ávallt með æðsta vald í málefnum hennar.

Sú meginregla gildir um ábyrgð á skuldbindingum sjálfseignarstofnana að hvorki stofnendur né stjórnendur þeirra bera ábyrgð á skuldbindingum þeirra. Fjármunir stofnunar á hverjum tíma standa einir til fullnustu kröfum á hendur þeim.

Tilgangur sjálfseignarstofnanna getur verið hvers konar en má ekki ganga í berhögg við lög eða almennt siðferði. Þá getur tilgangur stofnunar ekki verið sá að styrkja stofnendur eða aðila sem þeim standa nærri.

Annað megineinkenni sjálfseignarstofnana er að ekki er um að ræða samtök fleiri aðila. Ólíkt félögum eru engir félagsmenn innan sjálfseignarstofna sem njóta réttinda og bera skyldur gagnvart henni eða hver öðrum vegna aðildar að henni. Þess vegna er t.d. enginn félagsfundur í sjálfseignarstofnun.

Lágmarksstofnfé

Lágmarksstofnfé sjálfseignarstofnunar fyrir árið 2019 er kr. 1.197.000 og skal stofnfé vera greitt áður en óskað er staðfestingar sýslumanns á skipulagsskránni.

Gjald fyrir staðfestingu

Gjald fyrir staðfestingu á skipulagsskrá er kr. 37.000, þ.e. 10.000 kr. staðfestingargjald og 27.000 kr. gjald fyrir auglýsingu skipulagsskrárinnar í B- deild Stjórnartíðinda. Skal gjaldið greitt um leið og óskað er staðfestingar.

Málsmeðferð þegar óskað er eftir staðfestingu Sýslumannsins á Norðurlandi vestra á skipulagsskrá:

1. Senda skal drög að skipulagsskrá í word skjal til yfirlestrar á tölvupósti i á netfangið sjodir@syslumenn.is. Sýslumaður fer yfir hvort að skipulagsskrá sé í samræmi við lög nr. 19/1988 um sjóði og sjálfseignarstofnanir sem starfa skv. staðfestri skipulagskrá og reglugerð nr. 140/2008 um sama efni ásamt því að hún fullnægi öðrum meginreglum um sjóði og sjálfseignarstofnanir.

2. Þegar embættið hefur samþykkt að staðfesta skipulagsskrá skal senda eintak af skipulagsskránni í frumriti og undirrituð af stofnanda eða stjórn sjálfseignarstofnunarinnar. Jafnframt skal eintak sent sýslumanni með rafrænum hætti.

3. Með undirritaðri skipulagsskrá þurfa einnig að berast eftirfarandi gögn:

a) Nöfn og kennitölur stjórnarmanna og staðfesting þeirra á að þeir taki sæti í stjórn sjálfseignarstofnunarinnar. (á sérblaði, ótengt skipulagsskránni, oft þarf einnig staðfestingu stofnanda um að þeir hafi valið viðkomandi aðila til stjórnarsetu það er ef stofnendur er falið í skipulagsskrá að velja stjórn).

b) Staðfesting endurskoðanda, lögmanns eða banka/sparisjóðs um að stofnfé hafi verið greitt til sjálfseignarstofnunarinnar.

c) Stofnskrá sjálfseignarstofnunarinnar eða t.d. gjafabréf eða erfðaskrá, ef annar löggerningur en skipulagsskráin liggur stofnuninni einnig til grundvallar.

d) Greinargerð samkvæmt 2. mgr. 7. gr. reglugerðar 140/2008 ef við á.

e) Gjald fyrir staðfestingu kr. 37.000-.

f) Sýslumaður getur óskað annarra gagna sem hann telur nauðsynleg til staðfestingar á skipulagsskrá.

Hvað fram þarf að koma í skipulagsskrá:

  1. Heiti sjálfseignarstofnunar.
  2. Sveitarfélagið þar sem sjálfseignarstofnunin á að hafa heimili.
  3. Markmið sjálfseignarstofnunar.
  4.  Hvernig ráðstafa skuli fjármunum sjálfseignarstofnunarinnar í þágu markmiða hennar.
  5. Hverjir séu stofnendur, nöfn þeirra og kennitölur.
  6. Stofnfé, fjárhæð þess og hvaðan það er runnið.
  7. Fjöldi stjórnarmanna, starfstími þeirra og val þeirra.
  8. Aðrar stjórnareiningar, t.d. framkvæmdastjóri og fulltrúaráð, ef um þær er að ræða, val þeirra og verkefni.
  9. Endurskoðendur og/eða skoðunarmenn, val þeirra og verkefni.
  10. Hvert skuli vera reikningsár (almanaksár eða annað tímabil) og fyrsta reikningstímabil.
  11. Hver beri ábyrgð á fjárvörslu (fjárvörsluaðili), ef það er annar aðili en stjórn.
  12. Ákvæði um að leita skuli staðfestingar sýslumanns á skipulagsskrá.

Drög skipulagsskrár skal senda embættinu í tölvupósti til yfirlestrar á netfangið
sjodir@syslumenn.is

Sýslumaður getur óskað annarra gagna sem hann telur nauðsynleg til staðfestingar skipulagsskrár.

Þegar skipulagskrá hefur verið staðfest skal sá er óskaði staðfestingar skrá sjálfseignarstofnunina í fyrirtækjaskrá Þjóðskrár Íslands og tilkynna sýslumanni um kennitölu hennar.

Beiðni um breytingu á skipulagsskrá, beiðni um að sjálfseignarstofnun verði sameinuð annarri eða beiðni um að sjálfseignarstofnun verði lögð niður.  

Stjórn, stofnendur, aðilar sem kveðið er á um í skipulagsskrá eða aðrir sem eiga hagsmuna að gæta af tilvist og starfsemi sjálfseignarstofnunar geta óskað eftir því við sýslumann að skipulagsskrá verði breytt, sjálfseignarstofnun verði sameinuð annarri eða lögð niður. Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra og Ríkisendurskoðun geta einnig átt frumkvæði að þessum aðgerðum.

Beiðni um breytingu á skipulagsskrá skal fylgja breytingatillaga ásamt rökstuðningi fyrir henni.

Beiðni um sameiningu sjálfseignarstofnana skal fylgja tillaga að breytingu á skipulagsskrá eða drög að nýrri skipulagsskrá ásamt rökstuðningi fyrir sameiningunni.

Beiðni um niðurlagningu sjálfseignarstofnunar skal vera rökstudd ásamt tillögu um hvernig ráðstafa beri eignum hennar.

Athugið að embættið áskilur sér að minnsta kosti tveggja vikna frest til að svara erindum er varða sjóði.

Uppf. 15.01.2019.