Um persónuvernd hjá embættum sýslumanna

Persónuverndarstefna sýslumanna


1 Ábyrgðar- og vinnsluaðilar

Ábyrgðaraðili er sá sem í lögum er falin vinnsla eða ákveður að hún skuli fara fram, svo og tilgang og aðferðir við hana. Sýslumenn eru í flestum tilvikum ábyrgðaraðilar að vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram af hálfu embættanna. Fyrir liggja vinnslusamningar við aðra aðila þar sem við á. Í þeim tilvikum þar sem sýslumenn eru vinnsluaðilar er þess sérstaklega getið. Í störfum sýslumanna reynir á samskipti við ýmsar aðrar stofnanir, t.d. Tryggingastofnun, Þjóðskrá, Skattinn og Samgöngustofu.

2  Persónuupplýsingar sem sýslumenn vinna með

Verkefni sýslumanna eru fjölþætt og þær persónuupplýsingarnar sem unnið er með hverju sinni eru breytilegar eftir því hvaða málaflokk verkefnið heyrir undir. Varðandi einstaka málaflokka vísast í umfjöllun varðandi eyðublöð á neðangreindri vefslóð hvað varðar efni upplýsinga og lagagrundvöll fyrir vinnslu.

https://www.syslumenn.is/personuvernd/eydublod/

Í öllum tilfellum er a.m.k. unnið með samskiptaupplýsingar um hinn skráða, þ.e.a.s. nafn, heimilisfang, kennitölu, símanúmer og netfang.

3  Hvaðan koma persónuupplýsingarnar

Í flestum tilvikum er persónuupplýsinga aflað frá hinum skráða sjálfum. Í öðrum tilvikum afla sýslumenn persónuupplýsinga frá öðrum aðilum, t.d. Þjóðskrá Íslands, Skattinum o.fl.

4  Miðlun persónuupplýsinga

Sýslumenn miðla persónuupplýsingum í samræmi við lagaskyldur sem á þeim hvíla hverju sinni. Í þeim tilvikum er hinn skráði upplýstur um það.

Sýslumönnum er skylt samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn að varðveita öll gögn sem berast til þeirra, en pappírsumsóknum og skjölum sem berast til sýslumanna skal skilað til Þjóðskjalasafns eftir 30 ár, og rafrænum skjölum eftir 5 ár.

5  Aðgangur að persónuupplýsingum og upplýsingaöryggi

Aðeins starfsmenn hvers sýslumannsembættis hafa aðgang að þeim upplýsingum sem nauðsynlegar eru til að þeir geti sinnt störfum sínum. Allir starfsmenn embættanna eru bundnir trúnaði um allt sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara og helst sú trúnaðarskylda eftir að látið er af störfum.

Í störfum sínum gæta sýslumenn sérstaklega að öryggi og aðgangi að persónuupplýsingum, bæði innanhúss og í tölvukerfum.

6  Réttindi skráðra einstaklinga

Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni hefur hinn skráði ákveðin réttindi.

  • Aðgangsréttur:
    Hinn skráði á rétt á að fá staðfestingu á því frá ábyrgðaraðila hvort unnar séu persónuupplýsingar er varða hann sjálfan og, ef svo er, rétt á aðgangi að persónuupplýsingunum.

Nálgast má eyðublað fyrir aðgangsbeiðni á vef sýslumanna undir eyðublöð.

  • Réttur til leiðréttingar:
Hinn skráði á rétt á að fá leiðréttar persónuupplýsingar um sig, sem hann telur óáreiðanlegar eða rangar.

Sýslumenn eru bundnir lögum um opinber skjalasöfn, til að varðveita og að lokum skila til Þjóðskjalasafns öllum þeim upplýsingum sem er aflað, og er þannig almennt óheimilt að eyða upplýsingum. Af þeim sökum gildir rétturinn til eyðingar/rétturinn til að gleymast almennt ekki um þær persónuupplýsingar sem sýslumenn vinna með.

  • Réttur til takmörkunar á vinnslu:

Hinn skráði á rétt til þess að ábyrgðaraðili takmarki vinnslu þegar eitt af eftirfarandi á við:

  • hinn skráði véfengir að persónuupplýsingarnar séu réttar, þangað til ábyrgðaraðilinn hefur fengið tækifæri til að staðfesta að þær séu réttar

  • vinnslan er ólögmæt og hinn skráði andmælir því að persónuupplýsingunum sé eytt og fer fram á takmarkaða notkun þeirra í staðinn

  • ábyrgðaraðilinn þarf ekki lengur á persónuupplýsingunum að halda fyrir vinnsluna en hinn skráði þarfnast þeirra til þess að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur

  • hinn skráði hefur andmælt vinnslunni á meðan beðið er sannprófunar á því hvort hagsmunir ábyrgðaraðila gangi framar lögmætum hagsmunum hins skráða.

  • Réttur til að andmæla vinnslu:

Hinn skráði á rétt á að andmæla hvenær sem er, vegna sérstakra aðstæðna sinna, vinnslu persónuupplýsinga er varða hann sjálfan. Ábyrgðaraðili skal ekki vinna persónuupplýsingarnar frekar nema hann geti sýnt fram á mikilvægar lögmætar ástæður fyrir vinnslunni sem ganga framar hagsmunum, réttindum og frelsi hins skráða eða því að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur.

Verkefni sýslumanna eru lögbundin og er vinnsla persónuupplýsinga nauðsynlegur liður í þeirra störfum.

  • Réttur til að flytja eigin gögn:

Hinn skráði á rétt á að fá í hendur persónuupplýsingar er varða hann sjálfan, sem hann hefur látið ábyrgðaraðila í té. Þá á hann rétt til að afhenda þær öðrum án þess að ábyrgðaraðilinn hindri það.

Rétturinn á hins vegar eingöngu við þegar upplýsingar eru unnar á grundvelli samþykkis eða við gerð samnings. Sýslumenn starfa á grundvelli laga og byggja lítinn hluta sinnar vinnslu á persónuupplýsingum á samþykki eða samningi.

Réttur til að kvarta til Persónuverndar:

Hinn skráði á rétt til að leggja fram kvörtun yfir vinnslu sýslumanna á persónuupplýsingum til Persónuverndar, án þess að það hafi áhrif á önnur stjórnsýslu- eða réttarúrræði hans.

7  Sjálfvirk ákvarðanataka

Sýslumenn notast ekki við sjálfvirka ákvörðunartöku, þ.m.t. gerð persónusniðs.

8  Persónuverndarfulltrúi

Fyrir allar nánari upplýsingar eða fyrirspurnir um persónuverndarstefnu sýslumanna, skal hafa samband við persónuverndarfulltrúa viðkomandi sýslumanns. Upplýsingar um persónuverndarfulltrúa embættanna má finna á vefslóðinni https://www.syslumenn.is/personuvernd

9  Vafrakökur

Vefsvæði sýslumanna nýtir mælingaþjónustu Google Analytics, SiteImprove og Teljara.is. Allar þessar þjónustur veita nafnlausar upplýsingar um notkun vefsvæðisins. Þær kunna að nota IP tölur  til að áætla grófa staðsetningu notenda, en engar upplýsingar um IP tölur eða önnur persónurekjanleg gögn er að finna í þeim skýrslum sem starfsmenn sýslumanna hafa aðgang að. Vefumsjónarkerfi vefsins (Eplica) setur tvær skammlífar vafrakökur (JSESSIONID og eplicaWebVistitor) sem eru nauðsynlegar fyrir virkni kerfisins en safna engum persónuupplýsingum.

Notkun Google Analytics fylgja þrjár vafrakökur sem lifa mislengi: _ga, _gid og _gat. Teljari notar vafrakökuna _mod_cnt sem lifir í tvö ár.

10  Endurskoðun persónuverndarstefnu

Sýslumenn kunna að breyta persónuverndarstefnunni í samræmi við breytingar á löggjöf eða ef breytingar verða á vinnslu sýslumanna á persónuupplýsingum.

Persónuverndarstefna þessi var samþykkt í persónverdarhópi sýslumanna þann 21. desember 2020 í samræmi við persónuverndarlög nr. 90/2018, sem lögfesta ákvæði reglugerðar ESB nr. 2016/679 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og frjálsa miðlun þeirra.


Persónuverndarfulltrúar embættanna:

  • Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu:
    Jónas Guðmundsson, sýslumaður á Vestfjörðum - netfang  jg@syslumenn.is
  • Sýslumaðurinn á Vesturlandi:
    Jónas Guðmundsson, sýslumaður á Vestfjörðum - netfang jg@syslumenn.is
  • Sýslumaðurinn á Vestfjörðum:
    Lárus Bjarnason, sýslumaður á Austfjörðum - netfang larus@syslumenn.is
  • Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra:
    Auðunn Steinn Sigurðsson, innheimtufulltrúi hjá Sýslumanninum á Norðurlandi vestra
    - netfang audunn@syslumenn.is

  • Sýslumaðurinn á Norðurlandi eystra:
    Jónas Guðmundsson, sýslumaður á Vestfjörðum- netfang jg@syslumenn.is
  • Sýslumaðurinn á Austurlandi:
    Jónas Guðmundsson, sýslumaður á Vestfjörðum - netfang jg@syslumenn.is
  • Sýslumaðurinn á Suðurlandi:
    Kristján Óðinn Unnarsson, fulltrúi sýslumannsins á Suðurlandi - netfang kristjanou@syslumenn.is
  • Sýslumaðurinn í Vestmannaeyjum:
    Kristján Óðinn Unnarsson, fulltrúi sýslumannsins á Suðurlandi - netfang kristjanou@syslumenn.is
  • Sýslumaðurinn á Suðurnesjum:
    Jónas Guðmundsson, sýslumaður á Vestfjörðum- netfang jg@syslumenn.is

Almennum fyrirspurnum varðandi persónuverndarmál og vinnslu persónuupplýsinga skal beint á netfangið personuvernd@syslumenn.is .

Notast má við eyðublað hér